KOMUNIKASI PERKANTORAN
A. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi (communication) berasal dari bahasa Latin, yaitu ‘communis’ yang berarti ‘sama’, communico, communication, atau communicari yang berarti ‘membuat sama’ (to make common). Sama yang dimaksud disini adalah sama makna. Secara paradigmatis, pengertian komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung menggunakan media.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari komunikator (membawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) dengan menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut.
1. Komunikator
Komunikator (sender) yang mempunyai maksud tertentu berkomunikasi dengan orang lain dengan cara mengirimkan suatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol atau lambang.
2. Pesan
Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikator yang dibawa melalui suatu media baik secara langsung ataupun tidak langsung. Media adalah alat yang menjadi penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan.
3. Komunikan
Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
.
C. Unsur-Unsur Komunikasi
Komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh unsur-unsur komunikasi. Unsur-unsur komunikasi yaitu:
1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (Source)
2. Pesan (message)
3. Saluran (media) Komunikasi
4. Penerima Pesan (receiver) atau Komunikan
5. Umpan Balik (feed back)
6. Pengaruh atau Efek
D. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia pada umumnya dapat dilihat dalam kehidupan pribadi seseorang, hubungan dengan orang lain, di tempat kerja, dam di lingkungan masyarakat.
1. Kehidupan Pribadi
a. Mengungkapkan perasaan dan gagasan kita;
b. Menjelaskan perasaan, isi pikiran, dan perilaku kita sendiri;
c. Semakin mmengenal diri, karena dengan komunikasi kita mengenal isi hati, pikiran, dan perilaku kita, serta mendapat umpan balik dari rekan kita tentang emosi, pikiran, kehendak, cita-cita, dan perilaku kita.
2. Hubungan dengan Orang Lain
a. Mengenal orang lain karena melalui komunikasi, orang lain mengungkapkan identitas dirinya pada kita;
b. Menjalin perkenalan, pertemanan, persahabatan dengan orang lain;
c. Membahas masalah, bertukar pikiran, dan membuat rencana kegiatan bersama orang lain;
d. Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain;
e. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama orang lain.
3. Di Tempat Kerja
a. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja;
b. Membangun kerja sama dan sinergi dengan rekan kerja;
c. Berkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan perusahaan;
d. Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan, dan konflik.
4. Di Lingkungan Masyarakat
a. Mempersatukan orang-orang yang memiliki berbagai perbedaan latar belakang;
b. Mengatasi permasalahan yang muncul di masyarakat;
c. Memajukan dan mensejahterakan masyarakat;
d. Menciptakan perdamaian.
E. Tujuan Komunikasi
Menurut Onong Uchjana Effendi dalam bukunya Dimensi – dimensi Komunikasi, tujuan dari komunikasi itu antara lain yaitu:
1. Perubahan Sikap (attitude change)
2. Perubahan Pendapat (opinion change)
3. Perubahan Perilaku (behavior change)
4. Perubahan Sosial (social change) dan Partisipasi Sosial
F. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai. Teknik komunikasi yang diperlukan saat menyampaikan suatu pesan antara lain yaitu:
1. Keterampilan Berbicara
2. Gaya Bahasa dalam Berbicara
a. Gerak-gerik
b. Pakaian
c. Sikap jiwa
d. Suara
e. Pandangan mata
f. Sikap badan
3. Keterampilan Mendengar
a. Mendengar evaluative, yaitu kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara.
b. Mendengar proyektif, yaitu memproyeksi diri pendengar ke alam pikiran pembicara merupakan cara mendengar secara proyektif.
4. Keterampilan Menulis
5. Keterampilan Membaca
G. Komponen Komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses komunikasi. Aspek-aspek komponen komunikasi tersebut antara lain yaitu:
1. Aspek Komunikator
a. Kepercayaan dalam diri komunikator (self credibility)
b. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang cukup melalui komunikasi
c. Memilih media yang tepat
d. Menguasai isi pesan, media, dan lingkungan yang mendukung
e. Menyampaikan isi pesan dengan jelas
f. Meminta respon
2. Aspek Pesan
3. Aspek Saluran (channel)
4. Aspek Komunikan
a. Pesan komunikasi benar-benar dimengerti oleh penerima pesan
b. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan
c. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk kepentingan pribadinya
d. Mampu menempatkan baik secara mental atau fisik
e. Mempunyai sifat terbuka dan memiliki pengetahuan yang cukup
5. Aspek Umpan Balik
H. Bentuk-Bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi intrapersonal ini disebut juga dengan komunikasi intrapribadi. Komunikasi ini diartikan sebagai komunikasi yang dilakukan pada diri sendiri. Aktivitas komunikasi ini sering kita lakukan, bahkan setiap hari. Misalnya berdoa, bersyukur, introspeksi diri, berimajinasi secara kreatif, dan sebagainya.
2. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal ini deisebut juga dengan komunikasi antarpribadi. Komunikasi ini diartikan sebagai proses pertukaran makna dari orang-orang yang saling berkomunikasi atau komunikasi antara individu yang satu dengan individu yang lain.
3. Komunikasi Kelompok
Komunikasi ini secara umum dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah.Contoh komunikasi ini antara lain kuliah, rapat, briefing, konferensi, penataran, seminar, workshop, dan lain sebagainya.
4. Komunikasi Organisasi
Komunikasi ini dapat didefinisikan sebagai komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi.
5. Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah bentuk komunikasi yang menggunakan saluran (media) dalam menghubungkan komunikator dan komunkan secara massal, berjumlah banyak, atau bertempat tinggal jauh. Komunikasi massa mempunyai ciri-ciri seperti:
a. Komunikator biasanya suatu lembaga media yang jelas seperti surat kabar, televisi, atau radio.
b. Hubungan antara komunikator dan komunikan tidak bersifat pribadi.
c. Menggunakan media massa, baik cetak atau elektronik, yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang dilembagakan.
d. Mediumnya dapat dipergunakan oleh orang banyak.
e. Komunikan adalah massa, yang bersifat heterogen dan anonym (tidak dikenal).
f. Penyebaran pesan bersifat serentak, pada saat yang bersamaan.
g. Umpan balik bersifat tidak langsung, ada tenggang waktu, ada jarak.
h. Pesan yang disebarkan melalui komunikasi massa memiliki kedenderungan untuk tidak langsung berpengaruh terhadap massa.
Berdasarkan ciri-ciri tersebut, maka pengertian komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah besar khalayak yang tersebar, heterogen, dan anonym melalui media cetak atau elektronik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat.
I.Bidang Komunikasi
Yang dimaksud dengan bidang di sini adalah bidang kehidupan manusia, di mana diantara jenis kehidupan yang satu dengan jenis kehidupan yang lain terdapat perbedaan yang khas, dan kekhasan tersebut menyangkut pula proses komunikasi. Bidang-bidang komunikasi itu mencakup jenis-jenis komunikasi berikut ini.
1. Komunikasi sosial (social communication)
2. Komunikasi organisasional/manajemen (organizational/management communication)
3. Komunikasi bisnis (business communication)
4. Komunikasi politik (political communication)
5. Komunikasi internasional (international communication)
6. Komunikasi antarbudaya (intercultural communication)
7. Komunikasi pembangunan (development communication)
8. Komunikasi tradisional (traditional communication)
Untuk lebih jelasnya, simaklah pembahasan bidang komunikasi berikut ini.
1. Komunikasi Sosial
Komunikasi ini dapat diartikan sebagai proses interaksi di mana seseorang atau sesuatu lembaga menyampaikan amanat kepada pihak lain agar pihak lain itu dapat menangkap maksud yang dikehendaki penyampaianya baik secara verbal maupun nonverbal.
2. Komunikasi Organisasi/Majanemen
Dalam lingkup organisasi ataupun manajemen tujuan utama komunikasi adalah memajukan dan mengembangkan organisasi yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Dalam komunikasi ini, terdapat komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi ini merupakan komunikasi tegak lurus ke atas maupun ke bawah yaitu antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya. Komunikasi ini bisa secara lisan, percakapan, rapat, ceramah, maupun pidato dan secara tertulis. Komunikasi ke atas dank e bawah memiliki fungsi yang berbeda.
Komunikasi ke bawah berfungsi untuk:
1) Menyampaikan informasi berupa kebijakan, peraturan, prosedur, dan program kerja;
2) Memberikan penugasan dan pengarahan;
3) Menyampaikan umpan balik dari atasan kepada bawahan tentang perilaku atau kinerja.
Sedangkan komunikasi ke atas berfungsi untuk:
1) Memberikan umpan balik atas kebijakan, peraturan, pengarahan, dan instruksi atasan.
2) Menyampaikan laporan perkembangan dan hasil kerja;
3) Menyampaikan gagasan dan usulan untuk peningkatan hasil kerja dan pemecahan masalah;
4) Meminta informasi atau bantuan;
5) Mengungkapkan perasaan, sikap, dan keluhan yang berhubungan dengan permasalahan kerja maupun pribadi bawahan.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi menyamping atau mendatar, yaitu antara orang-orang yang sama tingkat kedudukan atau jabatannya dalam kelompok atau bagian yang sama. Komunikasi ini beruguna untuk melancarkan koordinasi kerja. Misalnya, komunikasi antara kepala bagian, antar manajer, dan antar karyawan pelaksana.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi menyilang yang memotong rantai perintah organisasi dan dilakukan oleh petugas dari bagian yang berbeda dan tiingkat yang berbeda pula. Misalnya antara kepala bagian gudang yang berada di bawah manajer produksi berkomunikasi dengan manajer oersonalia.
3. Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi di berbagai kegiatan bisnis maupun di dalam kegiatan internal organisasi bisnis.
4. Komunikasi Politik
Komunikasi politik dalam arti sempit adalah setiap bentuk penyampaian pesan, baik dalam bentuk lambang-lambang maupun dalam bentuk kata-kata tertulis atau terucap, ataupun dalam bentuk isyarat yang mempengaruhi kedudukan seseorang yang ada dalam suatu struktur kekuasaan tertentu. Sedangkan dalam arti luas, komunikasi politik adalah setiap jenis penyampaian pesan, khususnya yang bermuatan informasi politik dari suatu sumber kepada sejumlah penerima pesan.
5. Komunikasi Internasional
Komunikasi internasional adalah komunikasi yang dilakukakn antara komunikator yang mewakili suatu Negara untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan berbagai kepentingan negaranya kepada komunikan yang mewakili Negara lain dengan tujuan untuk memperoleh dukungan yang lebih luas.
6. Komunikasi Antarbudaya
Menurut Stewart L. Tubbs, komunikasi antar budaya adalah komunikasi antara orang-orang yang berbeda budaya (baik dalam arti ras, etnik, atau perbedaan-perbedaan sosio ekonomi).
7. Komunikasi Pembangunan
Komunikasi dan pembangunan merupakan dua hal yang saling berhubungan sangat erat. Secara sederhana pembangunan adalah perubahan yang berguna menuju suatu sistem social dan ekonomi yang diputuskan sebagai kehendak dari suatu bangsa, dan komunikasi merupakan dasar dari perubahan sosial.
8. Komunikasi Tradisional
Secara umum pengertian komunikasi tradisional adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan media tradisional yang sudah lama digunakan di suatu tempat sebelum kebudayaannya tersentuh oleh teknologi modern. Tapi sekarang, seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi tradisional, mulai luntur dan jarang digunakan. Media komunikasi tradisional yang digunakan untuk menyampaikan pesan ini antara lain dengan kentongan, kulkul, wayang, cerita rakyat, bedug, sendratari, ataupun upacara rakyat.
J. Sifat Komunikasi
1. Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik secara lisan maupun tertulis. Contoh komunikasi verbal antara lain, berbicara secara langsung, bertelepon, berdiskusi, saling berkirim surat, menulis buku, presentasi, atau yang lainnya.
2. Nonverbal
Komunikasi nonverbal yaitu komunikasi yang pesannya dikemas dalam bentuk nonverbal atau tanpa kata-kata. Komunikasi ini menggunakan bahasa tubuh atau gambar. Komunikasi ini lebih banyak digunakan daripada komunikasi verbal karena dalam setiap kegiatan komunikasi hampir secara otomatis komunikasi nonverbal ikut digunakan. Oleh karena itu, komunikasi ini akan bersifat tetap, dan selalu ada.
3. Tatap Muka (Face to Face)
Komunikasi bersifat tatap muka maksudnya adalah komunikator dengan komunikan berhadapan langsung atau saling berhadapan ketika proses komunikasi berlangsung. Komunikasi secara tatap muka ini memungkinkan terjadinya respon langsung dari keduanya. Komunikasi bersifat tatap muka ini dapat dilakukan melalui bentuk komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasi organisasi.
4. Bermedia
Komunikasi bermedia maksudnya kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan perantaraan media atau saluran. Media ini dapat berupa media komunikasi seperti telepon, surat, media cetak seperti surat kabar dan majalah, serta media elektronik seperti radio dan televisi.
K. Tatanan Komunikasi
Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi yang ditinjau dari jumlah komunikan apakah satu orang, sekelompok orang, atau sejumlah orang yang bertempat tinggal secara tersebar. Berdasarkan tatanan tersebut maka bentuk komunikasi dapat diklasifikasikan kedalam bentuk komunikasi seperti:
1. Komunikasi pribadi, yang meliputi komunikasi intrapribadi/intrapersonal dan komunikasi antarpribadi (interpersonal).
2. Komunikasi kelompok, yang meliputi komunikasi kelompok kecil (seperti ceramah, forum, simposiun diskusi panel, dan seminar) dan komunikasi kelompok besar seperti public speaking.
3. Komunikasi organisasi, merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi seperti partai politik dan organisasi-organisasi lainnya.
4. Komunikasi massa, yang meliputi komunikasi media massa cetak (seperti surat kabar dan majalah) dan komunikasi media massa elektronik (seperti radio, televise, film, dan web).
5. Komunikasi media, yaitu komunikasi yang menggunakan media selain media massa seperti surat, poster, pamflet, spanduk, dan telepon.
L. Etika Komunikasi
Istilah etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut ethicios yang berarti kebiasaan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi, etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika komunikasi perkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertian tersendiri, yakni norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.
Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di perkantoran adalah semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal seperti:
1. Tata krama pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan budi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yakni menyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Berikut ini merupakan beberapa contoh etika atau etiket dalam berkomunikasi antarmanusia dalam kehidupan sehari-hari.
1. Jujur tidak berbohong
2. Bersikap dewasa
3. Lapang dada
4. Menggunakan panggilan/sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosi
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog
8. Berbahasa yang baik, ramah, dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkah laku yang baik
M. Etika Menerima Tamu di Kantor
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, misalnya:
1. Sambut dengan Tulus
a. Sambut dengan tulus misalnya dengan cara sopan dan bersemangat, buang semua kepura-puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura-pura tulus
b. Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu
c. Sebenarnya tidak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tetapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkannya duduk
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut
3. Janji Temu
a. Jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, sehingga tak perlu lagi menanyakan identitas tamu
b. Sebaiknya, langsung menunjukkan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkannya masuk ke ruangan yang dituju
c. Bila posisi sebagai sekretaris atau asistem pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan, beritahukan dengan ungkapan baik dan sopan
4. Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan keberatan terhadap perusahaan
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi, atau makanan ringan
5. Mengantar Tamu
a. Selalu diucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor.
N. Etika Bertelepon
1. Cara Bertelepon yang Baik
a. Angkat dan jawab telepon pada dering yang kedua atau ketiga.
b. Berikan salam dan tersenyum.
c. Perkenalkan diri dan nama perusahaan.
d. Hindari mdnjawab dengan mengatakan “Halo”.
e. Bersikap bijaksana dalam menanggapi penelepon.
f. Jangan terlalu lama berbicara dengan menghindari pembicaraan yang tidak perlu.
g. Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi.
h. Dengarkan dengan baik setiap isi pembicaraan.
i. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan.
j. Tanggapi maksud pembicara dengan cepat.
k. Bicara dengan tempo yang tepat. Perhatikan volume suara.
l. Jangan berbicara sambil berdecak atau makan.
m. Jangan menganggap setiap telepon merupakan gangguan.
n. Catat hal-hal penting dalam setiap pembicaraan.
o. Meminta maaf dengan segera jika membuat kesalahan saat bertelepon.
p. Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam.
q. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.
Sedangkan hal-hal yang harus dihindari:
a. Menggunakan bahasa informal.
b. Berbicara dengan orang disekitar.
c. Terlalu banyak basa-basi.
d. Berbicara dengan nada kasar.
e. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
f. Penelepon disambungkan ke alamat yang berkali-kali.
g. Berbicara dengan kesan malas atau tidak ramah.
2. Etika Menerima Panggilan Telepon
a. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan siap dengan alat tulis.
b. Selalu menyiapkan buku catatan dan alat tulis dengan meletakkannya tidak jauh dari pesawat telefon.
c. Setelah memberi salam serta menyebutkan identitas diri, sebutkan identitas perusahaan dan bertanya “maaf, dengan siapa saya sedang bicara?”.
d. Hubungkan segera dengan nama atau nomor yang dituju dan katakana dengan ramah jika harus menunggu.
e. Catat semua pesan yang disampaikan ke dalam lembar pesan telepon.
f. Sampaikan dengan segera pesan tersebut kepada yang berhak menerima.
g. Mengulang atau menanyakan kembali semua hal penting yang dicatat untuk menghindari kesalahan.
h. Setelah pembicaraan selesai dan mengucapkan salam serta terima kasih, letakkan gagang telepon kembali.
i. Untuk menghindari kesalahan atau memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas, dapat digunakan kode abjad seperti di bawah ini.
j. Dalam menerima telepon, kita harus memperhatikan pula penggunaan kata atau kalimat yang benar.
3. Etika Mentransfer Telepon
4. Etika Meminta Menunggu (Hold)
5. Etika Melakukan Panggilan Telepon (Outgoing Calls)
6. Etika Menanggapi Telepon yang Mencurigakan
7. Etika Menghubungi Nomor Telepon Darurat
